Nel 2014 il Comune ha iniziato un percorso per la gestione elettronica dei documenti cartacei conservati. Dall'analisi delle modalità di gestione dei documenti è emerso che gli archivi dell'amministrazione erano dislocati in vari siti, due dei quali in capannoni in locazione. E' stato quindi avviato un percorso che ha visto dismettere già un primo contratto di locazione e con una parte delle risorse recuperate, mentre è già stato affidata esternamente la conservazione e la gestione di una parte degli archivi comunali. Il piano prevede entro la fine della legislatura utilizzando le risorse risparmiate per i canoni di locazione di affidare esternamente la conservazione e la gestione totalmente informatizzata degli archivi. A regime l'operazione dovrebbe comportare un risparmio di circa 20.000,00 annui, determinato dalla differenza tra i canoni di locazione risparmiati ed il costo del servizio di gestione digitale degli archivi.
Dematerializzare e ottimizzare gli spazi fisici di archiviazione documenti comporta un risparmio derivante dalla differenza tra i canoni di locazione risparmiati ed il costo del servizio di gestione digitale degli archivi
REFERENTI: Lari Massimo
DATE PROGETTO: 2014 -2019
COSTI EVENTUALI: Il progetto nel suo complesso si autofinanzia con i risparmi dei canoni di locazione dei locali.
SOGGETTI TERZI COINVOLTI: Attualmente il servizio già esternalizzato è gestito dalla società Archivi spa di Prato.
ATTI COLLEGATI: Delibera, Determina di affidamento
RISULTATI RAGGIUNTI: Risparmio di circa 20.000,00 annui e miglioramento dell'accesso alla consultazione dei documenti facenti parte dell'archivio già esternalizzato, con risparmio di tempi per la consulatazione e maggior sicurezza nella conservazione dei documenti.