Il Documento Unico di Programmazione rappresenta lo strumento che permette la guida strategica ed operativa dell'ente. Il Documento Unico di Programmazione si compone di due sezioni i) la sezione strategica che sviluppa e concretizza le linee strategiche di mandato e ii) la sezione operativa che contiene la programmazione operativa dell'ente, con un orizzonte temporale coincidente con quello del bilancio di previsione (triennale).
Allo stato attuale il DUP è realizzato raccogliendo dai funzionari e dalla parte politica le progettualità da realizzare nel triennio. I limiti della soluzione attuale che riguardano la sezione operativa sono i seguenti: i) difficile aggiornamento dello strumento causati dalla predisposizione da parte dei singoli Settori di documenti testo non omogenei ii) complessa azione di controllo; iii) inesistenza di form specifici tramite utilizzi di template iii) impossibilità di navigare lo strumento da un punto di vista multidimensionale.
Il progetto si pone pertanto i seguenti obiettivi: i) realizzare un'applicazione distribuita per l’inserimento dei progetti, fornendo la funzionalità di definizione degli stati di avanzamento a priori ii) realizzare una interfaccia per l’inserimento dei riferimenti alle delibere e determine necessarie per la realizzazione degli obiettivi operativi e infine, iii) realizzare un'applicazione per la generazione automatica del Report di Controllo Strategico garantendo una costante visualizzazione degli stati di avanzamento e il monitoraggio delle performance.
Il vantaggi ottenuti sono i seguenti: i) in primo luogo otteniamo uno snellimento complessivo del carico di lavoro dei dipendenti legati alla realizzazione e gestione del DUP, ii) in secondo luogo la fase di monitoraggio diventa molto più agevole, grazie alla realizzazione di viste multidimensionali su database, infine iii) la parte politica potrà controllare agilmente lo dell’avanzamento dei progetti, la stessa interfaccia può essere messa a disposizione dei cittadini nell’ottica di realizzare un portale Open Data sull’operato della amministrazione.
Da un punto di vista tecnico la soluzione ha richiesto circa un mese persona cosi suddiviso:
1. Analisi del problema (4 giorni)
2. Definizione (3 giorni)
3. La mappatura dei procedimenti (5 giorni)
4. Implementazione del modulo software (13 giorni)
Per supportare le fasi 2 e 3 ci siamo avvalsi del linguaggio di modellazione BPMN che permette di specificare l'organizzazione delle attività e dei relativi flussi. L’applicativo è stato realizzato mediante il CMS Drupal. Tutto il codice verrà reso disponibile su “developers italia” la community di sviluppatori di servizi pubblici italiani.
La pubblica amministrazione sta attuando una costante trasformazione nella direzione di attuare l’agenda digitale. Il progetto proposto va nella direzione di creare il Team per la Trasformazione Digitale del nostro ente, avente come oggetto la realizzazione un portale per il cittadino che propone moduli software appositi per superare i limiti delle soluzioni presenti. In questa nuova fase per il Comune di Seravezza è fondamentale la collaborazione con l’Università di Pisa per il trasferimento di conoscenza e di competenze. Al meglio della nostra conoscenza non esiste un progetto come il nostro che si pone l’obiettivo di usare tecniche di Modellazione (BPMN) e Process Mining per comprendere il funzionamento della Pubblica Amministrazione e proporre l’ottimizzazione dei procedimenti amministrativi classici. Il principale risultato raggiunto consiste nell’acquisire conoscenza di come sono organizzati i singoli procedimenti, con l’obiettivo di misurare le performance e ottimizzare l’integrazione tra i settori della Pubblica Amministrazione. Grazie a questo progetto ci proponiamo di condividere con i cittadini l’attuazione dell’agenda della pubblica amministrazione, mostrando quali e quanti atti sono necessari per governare la città. Gli altri settori comunali saranno gradualmente oggetto di questo tipo di modellazione. Al termine della modellazione di tutti i progetti proponiamo di realizzare una pubblicazione completa di tutti i procedimenti gestiti dall’ente comunale.
REFERENTI: Lorenzo Gabrielli, Consigliere Comunale. Carla Ferrari, Funzionario
COSTI: Non sono previsti costi vivi. Il software utilizzato è disponibile in modalità open source. L’utilizzo di software open source garantisce la replicabilità del progetto.
DATE: 16/11/2017-16/12/2017
EVENTUALI SOGGETTI TERZI COINVOLTI: Il progetto è frutto di una collaborazione con l’Università di Pisa, Dipartimento di Ingegneria dell’Informazione. Tale argomento è stato oggetto di tesi triennale dello studente Matteo Suffredini. Il progetto è stato realizzato sotto la supervisione del Professor Mario Cimino e del consigliere delegato all’Innovazione Lorenzo Gabrielli, coordinato dal funzionario comunale Sig.ra Carla Ferrari. Tutto il codice verrà reso disponibile su “developers italia” la community di sviluppatori di servizi pubblici italiani.
RISULTATI RAGGIUNTI: I principali vantaggi che si otterranno a seguito dell’ingegnerizzazione dei procedimenti saranno i seguenti:
1. Evidenziare e monitorare il flusso documentale;
2. Standardizzare le modalità di compilazione dei progetti;
3. Rendere trasparenti le modalità di intervento sui documenti;
4. Permettere la navigazione del documento per parole chiave (linee di mandato, struttura di gestione, ecc);
5. Garantire la verifica degli stati di avanzamento dei progetti, programmi e linee di mandato consentendo una rendicontazione in tempo pressoché reale dell’attività dell’Amministrazione;
6. Ampia documentazione che permette di ridurre la fase di apprendimento per l’inserimento dei nuovi responsabili del servizio.
Grazie all’implementazione proposta sarà possibile analizzare ogni progetto DUP in tutti i dettagli che lo compongono. Ogni task che compone il singolo obiettivo di Dup è ulteriormente codificato indicando come raggiungere i diversi stati di avanzamento. Questa innovazione ci consente di misurare le tempistiche di realizzazione e produttività dei dipendenti interessati in modo da poter ottimizzare tutte le risorse a disposizione del comune.
Nel caso specifico si prevede una riduzione dei tempi di 24 ore per la redazione del DUP e di 12 ore per ciascun aggiornamento. Si prevede inoltre una riduzione dei tempi di 12 ore per la predisposizione della relazione di inizio mandato.
Prevediamo di rilasciare il software con licenza GPLv3. Tutto il codice verrà reso disponibile su “developers italia” la community di sviluppatori di servizi pubblici italiani.